Lo Que Debes Saber Sobre la Facturación Electrónica

En primer lugar, debes saber que se trata de un proceso iniciado por el SRI en el año 2013, para que los comprobantes emitidos por los sujetos pasivos, no sólo facturas, sino también, retenciones, guías de remisión, notas de débito y notas de crédito dejen de ser emitidos en forma física (en papel) y se emitan de manera electrónica (en archivos electrónicos). Desde el año 2014, el SRI ha establecido cronogramas para que los sujetos pasivos se incorporen poco a poco en la obligatoriedad de emitir sus comprobantes de manera electrónica; en abril de este año, estableció que a partir del 1 de enero de 2019, todas las sociedades (con excepción de aquellas que pertenecen a la Economía Popular y Solidaria) deben iniciar el uso de comprobantes electrónicos. A continuación podrás ver la lista completa de los sujetos pasivos que deben incorporarse a la facturación electrónica.

Otra cosa que debes saber es que si no estás obligado a utilizar comprobantes electrónicos, pero quieres aplicarlo por las ventajas que implica su uso, lo puedes hacer, siguiendo el mismo procedimiento que un sujeto pasivo obligado a hacerlo.

Pero, ¿qué implica que mi empresa está o que yo estoy obligado a facturar electrónicamente?

Aunque puede sonar complicado y estresante que debas facturar electrónicamente, esto tiene beneficios:

- Nunca más tendrás problemas porque se te acabaron las facturas o retenciones y te has olvidado de solicitar nuevas a la imprenta.
- Los documentos electrónicos no tienen que registrarse en el Anexo Transaccional.
- No tienes que invertir tiempo en llevar los documentos a tus clientes o proveedores.
- Se facilita el archivo y control de los documentos.
- Estás contribuyendo al cuidado del medio ambiente, gracias a que se reduce el consumo de papel.

Si estás obligado a facturar electrónicamente o has decidido hacerlo voluntariamente y actualmente realizas tus comprobantes de manera manual o por medio del Excel, debes seguir los siguientes pasos:

Obtener un certificado de firma electrónica, comúnmente llamado firma electrónica, para firmar los comprobantes.
Obtener el software del SRI para la emisión de los comprobantes o contratar un servicio de comprobantes electrónicos.
Obtener la autorización del SRI para la emisión de los comprobantes electrónicos.

Si cuentas con un software que realiza tus comprobantes, debes confirmar si tienes la documentación técnica de ese software (base de datos que utiliza, estructura de las tablas) para poder obtener la información de los comprobantes que generes y poder ponerla en el formato XML requerido por el SRI. En tu caso, los pasos a seguir serán similares al caso anterior con una variante en el punto 2. Si no cuentas con la documentación de tu software evalúa optar por la solución para aquellos que no cuentan con un software para realizar los comprobantes. Si cuentas con la documentación o tu software puede generar la información de los comprobantes en formato XML, puedes contratar un servicio de comprobantes electrónicos.

Voy a ir guiándote en cada uno de estos pasos

Lo primero, obtener la firma electrónica para que puedas firmar los comprobantes.

Si eres persona natural

Ten listo un archivo PDF con la copia de tu cédula y el certificado de votación si eres ecuatoriano y estás obligado a votar o un archivo PDF con la copia de tu cédula si eres ecuatoriano y no estás obligado a votar. Si eres extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de tu pasaporte. Además, debes tener el archivo de tu RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI https://declaraciones.sri.gob.ec, en la opción RUC>REIMPRESIÓN DE RUC, ingresando con tu número de RUC y tu clave. Luego, entra a esta página web.

Si tu empresa es la obligada a facturar electrónicamente y está regulada por la Superintendencia de compañías

Ten listo un archivo PDF con la copia de la cédula y el certificado de votación del representante legal si es ecuatoriano y está obligado a votar o un archivo PDF con la copia de la cédula si el representante legal es ecuatoriano y no está obligado a votar. Si es extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de su pasaporte. Además, debes tener el archivo del RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI https://declaraciones.sri.gob.ec, en la opción RUC>REIMPRESIÓN DE RUC, ingresando con el número de RUC de la empresa y la clave correspondiente. Luego, entra a esta página web.

Si tu empresa es la obligada a facturar electrónicamente y no está regulada por la Superintendencia de compañías

Ten listo un archivo PDF con la copia de la cédula y el certificado de votación del representante legal si es ecuatoriano y está obligado a votar; o un archivo PDF con la copia de la cédula si el representante legal es ecuatoriano y no está obligado a votar. Si es extranjero, ten listo un archivo PDF con la copia de su pasaporte. Ten listo un archivo PDF con el nombramiento original o copia notariada del representante legal. También necesitarás un archivo PDF con el original o copia notariada de la constitución de la empresa. Además, debes tener el archivo del RUC electrónico que debes descargarlo en la página del SRI https://declaraciones.sri.gob.ec, en la opción RUC>REIMPRESIÓN DE RUC, ingresando con el número de RUC de la empresa y la clave correspondiente. Luego, entra a esta página web. Al ingresar a la página web, llena la información que te pide. En el tipo de atención, puedes solicitar Cita Previa (vas a tener que acercarte a una oficina en la ciudad que elijas); Video Conferencia (te atienden por Skype); visita a domicilio dentro del área urbana (un agente te visitará en el lugar que indiques dentro de la ciudad); visita a domicilio fuera del área urbana (un agente te visitará en el lugar que indiques fuera de la ciudad). Ten en cuenta que si elijes la primera opción, será más económico el valor final a cancelar. En la pregunta ¿Usted desea la firma electrónica en token o archivo PFX/P12?, debes seleccionar Archivo y en Modelo, Archivo para facturación. En Volumen, debes seleccionar Facturación electrónica Bajo volumen si generas hasta 1000 comprobantes mensuales, Facturación electrónica Mediano volumen si generas entre 1,000 y 10.000 comprobantes mensuales y Facturación electrónica Alto volumen si generas más de 10,000 comprobantes mensuales Debes decidir los años de vigencia de la firma, a más años más costo. Puedes consultar los precios AQUÍ. Al final te va a pedir que subas los archivos PDF que debías tener listo antes de entrar a registrarte, evita que los nombres de archivos tenga caracteres especiales como ñ, tildes, símbolos, corchetes entre otros. Revisa que no hayas cometido ningún error en la información ingresada y selecciona la opción REGISTRAR. Debes esperar a recibir un correo por parte de ventas que te guiará en el proceso a seguir. Si tienes alguna duda, envíanos un correo a soporte@securitydata.net.ec o visita nuestra página www.securitydata.net.ec Si sigues estas instrucciones, habrás logrado el primer paso en tu proceso para empezar con la facturación electrónica. Espera nuestro siguiente boletín, para conocer lo que debes hacer a continuación.

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